Serviceplatform viser vejen til bedre og billigere administration

  • ""
30 pct. besparelse på it -drift, mere effektiv sagsbehandling og ca. 1 mio. sager løst hvert år.

Du ved det måske ikke, men Københavns Kommune er Danmarks største arbejdsplads med cirka 45.000 medarbejdere. Her i Koncernservice (KS) arbejder vi på tværs af hele kommunen som en tværgående koncernenhed. Vi er ca. 600 medarbejdere, som servicerer vores 45.000 kolleger – heraf ca. 3.000 ledere og 30.000 it-brugere – med løn, ferie, fravær og finans:

”Som Shared Service center arbejder vi for billigere og bedre administration, så der kan blive flere penge til de borgernære opgaver. Det betyder, at vi hele tiden leder efter anledninger til at effektivisere og digitalisere vores arbejde”, fortæller Susanne Ninna Hansen, som er kontorchef for Digitalisering og Udvikling i KS.

En løsning med plads til ny teknologi

Koncernservice har netop afsluttet implementeringen af en ny serviceplatform. Den har erstattet et internt sagsstyringssystem og selvbetjeningsløsninger på personale- og økonomiområdet som indberetning af ferie, ansættelse, bestilling af betalingskort og lignende.

”Med den nye serviceplatform har vi samlet sagsstyringssystemet og alle selvbetjeningsløsninger i én løsning. Den har en langt mere intuitiv brugerflade og skal på sigt bruge ny teknologi til at automatisere for at reducere manuelle arbejdsgange, udfylde data på forhånd og tjekke indtastninger for fejl”, fortæller Susanne.

 
Ét system – to indgange

Serviceplatformen består af en brugervendt Serviceportal til de 30.000 it-brugere i kommunens syv forvaltninger og en Sagsportal til KS’ cirka 600 sagsbehandlere. Fordi begge løsninger er bygget i samme system, kan brugere følge deres sager samtidig med, at relevant sagsinformation er tilgængelig for sagsbehandlerne: